Херсонес в любое время года привлекает к себе севастопольцев и гостей из разных уголков России и зарубежья. Херсонесский музей можно сравнить с организмом, состоящим из выставок и экспозиций, а также из отделов, обеспечивающих его функционирование. Мы решили ввести рубрику, посвященную той стороне музейной жизни, которая скрыта от глаз посетителей.
История музея – это прежде всего история его коллекции, а память об этой истории хранит архив. В музее-заповеднике «Херсонес Таврический» существует научно-архивный отдел, в котором трудятся пятеро сотрудников. Они работают с документами − живыми историческими источниками, сформировавшимися в результате многолетней научно-исследовательской, культурно-просветительской, административной и финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
Архивная коллекция Херсонеса начала формироваться в конце XIX века благодаря стараниям Карла Казимировича Косцюшко-Валюжинича, который с 1888 года руководил раскопками, а в 1892 году создал здесь первый археологический музей – «Склад местных древностей». Написанные им отчёты для Императорской археологической комиссии о результатах исследований Херсонесского городища и его округи, собранные им финансовые документы, письма, газетные вырезки, описи предметов и книги для посетителей составили основу первого массива архивного собрания, которое в последствии было дополнено чертежными и картографическими материалами, а также фотодокументами – портретами, фотографиями предметов и раскопов, открытками с видом экспозиционных залов музея и площади раскопок. Эта коллекция стала важным источником визуальной информации по истории музея.
После смерти К.К. Косцюшко-Валюжинича с 1908 года исследованиями руководил Р.Х. Лёпер, а в сентябре 1914 года в Херсонес был командирован Л.А. Моисеев, который временно исполнял обязанности заведующего и составлял отчёты о проделанных работах. В декабре 1915 года он был принят членом Императорской археологической комиссии и назначен заведующим раскопками и «Складом местных древностей».
В 1925 году путем реорганизации был создан Государственный Херсонесский археологический музей, а его научный архив выделен в обособленную коллекцию, подлежащую отдельному от фондов учёту. По состоянию на конец 1929 года, согласно данных из Паспорта Херсонесского музея, в архиве хранилось 338 дел, 452 единицы в картотеке и 2868 единиц хранения в фототеке. В 1939 году издано Положение, которое закрепляло первостепенное значение собирания коллекций и относящихся к ним документов в деятельности музея.
В 1978 году Херсонесский историко-археологический заповедник был признан научно-исследовательским и культурно-просветительским учреждением, что предполагало обязательное наличие в его структуре научно-архивного отдела и научной библиотеки. По состоянию на 1986 год архивное собрание включало в себя следующие документальные материалы: отчёты об археологических исследованиях, рукописи, документы по организации научной, выставочной, просветительской деятельности (5020 единиц), чертежи, планы и карты (5440 единиц), фотонегатека (69060 единиц).
В 1994 году новым Положением о Национальном заповеднике «Херсонес Таврический» определялось, что музей формирует собственный архив из научных отчётов о раскопках и полевой документации, рукописей, графических документов и фотоматериалов, проектов реконструкций, паспортов на археологические памятники, научной переписки и документации протоколов учёного, научно-методического советов и других совещательных органов, научно-административной документации. При реорганизации музея-заповедника в 2014 и 2016 годах право комплектовать и хранить собственный архив было подтверждено.
На сегодняшний день в составе научного архива хранится более 205 тысяч единиц. Фонд документов включает свыше шести тысяч сброшюрованных дел периода 1888–2019 гг., Фонд чертежей – около десяти тысяч единиц периода 1876–2018 гг.; Фотонегатека – более 90 тысяч негативов и порядка 92 тысяч фотографий и контрольных отпечатков периода 1888–2006 гг.
Научный архив музея динамично развивается и пополняется, активно используется в научно-исследовательской, выставочной, научно-просветительской, издательской, методической деятельности, при исполнении гражданско-правовых запросов, остается надежным источником информации для исследователей Севастополя, Крыма и всей России.